מערך הרכיבים שקיימים אינטראקציה זה עם זה וקשורים זה בזה נקרא מערכת. מינהלית מצידה היא הקשורה למינהל (פעולת הניהול: ארגון או ניהול משאבים).
במובנה הרחב ביותר, מערכת ניהולית היא רשת או תכנית תהליכים שמטרתה לקדם את הגשמת יעדי הארגון. המערכת שמה לה למטרה להבטיח כי משאבי הארגון המדובר מנוהלים ביעילות.
כל מערכת ניהולית קובעת סדרה של נהלים אותם חברי החברה צריכים לכבד בעת קבלת החלטות. רשת מורכבת זו משולבת במבנה החברה ומאפשרת לכל צעד שעושה כל אחד מחבריה להצביע לעבר אותם מטרות.
המדריך של מערכת ניהולית צריך לכלול את האחריות והתפקידים התואמים כל תפקיד בארגון ולכל יחידה מנהלית. חשוב לציין כי קיומה של מערכת כזו מועיל מאוד לתפעול של חברה, ומאפשר באופן ניכר משימות כמו ביקורת, כמו גם שליטה על עבודתו של כל עובד.
מוכרים סוגים שונים של מערכת מנהלית, חלקם כדלקמן:
* מופשט: הוא זה שמורכב ממושגים כמו תורות פילוסופיות, מספרים או שפות;
* קונקרטי: הוא מנוגד לקודם, מכיוון שמערכת ניהולית זו מורכבת ממכונות, ציוד או כל מרכיב מוחשי;
* תפעולי: מטרתו להפיק דוחות, בנוסף לביצוע עיבוד המידע, שהוא בדרך כלל חוזר על עצמו;
* מנהל: הנתונים שהוא מנהל לא עוברים תהליך בחירה או משתנים בשום דרך;
אינפורמטיביזהו סוג המערכת הניהולית שחיונית בעת קבלת החלטות התואמות את היעדים שהציבה החברה מלכתחילה. באופן כללי, זה אחראי על עיבוד נתונים והפקת דוחות.
כיום הרעיון של מערכת ניהולית מתייחס לרוב לתוכנת המחשבים שיש לה יישומים שונים לניהול היבטי החברה. הכוונה של תוכנה מסוג זה היא לרכז את משימות הניהול באותה מערכת מחשבים המאפשרת לחסוך זמן ולהגדיל את יעילות העבודה.
בוא נראה עם דוגמה כיצד חברה יכולה לעבוד עם מערכת ניהולית. נניח שחברה שמוכרת מכשירי חשמל לבית מקבלת הזמנה מלקוח שרוצה לרכוש בלנדר. במערכת הניהולית של החברה, עובד ירשום את הרכישה, ינפיק את החשבונית ויתזמן את משלוח המוצר. באופן אוטומטי, המערכת הניהולית תפיק התראה בסדר היום כך שהמשלוח האמור יושלם, וברגע שהוא יירשם, היא תפחית יחידה אחת של המוצר מהמלאי. כאשר הלקוח מקבל את הזמנתו ומשלם אותה, ביטול החוב והפקדת הכסף יירשם במערכת המינהלית.
בהתאם לתקציב של כל חברה, קיימות שתי אפשרויות ברכישת מערכת ניהולית: שכירת מפתח לתכנת אותה מאפס, תוך התחשבות בצרכים הספציפיים של החברה; נצל את אחת החבילות הרבות שיש בשוק. אם אתה מעדיף אפשרות אחרונה זו, אתה יכול בתורו לבחור אחת מכמה האלטרנטיבות החינמיות או לשלם אגרה חודשית כדי לגשת למערכת חזקה ומלאה יותר.